The use of an open source CRM, without license costs linked to the number of Users, allows the software to be made available to an unlimited number of collaborators.
The management of access to the CRM must be accurate, in order to map the business functions. The Vtiger CRM allows you to define up to the single field who can see / modify what. This result can be achieved by correctly configuring Users, Roles, Profiles, Groups, and Shared Access rules.
Ruoli
ENG**I Ruoli consentono di strutturare un vero e proprio Organigramma Funzionale della propria azienda.
Più che rispecchiare l’Organigramma Ufficiale dell’Azienda, conviene impostare un Organigramma in maniera “funzionale” all’applicativo CRM. Questo perché la regola generale delle Visibilità (è possibile inserire delle eccezioni) prevede che chi sta sopra nell’Organigramma veda le cose di chi sta sotto e non viceversa, per cui può spesso convenire che in un’Organizzazione ad esempio il ruolo di Back Office / Segreteria sia più in alto rispetto a tutta la struttura Commerciale.
Utenti
Il modulo Utenti consente di inserire informazioni specifiche per gli accessi al sistema.
Ogni utente accederà al sistema tramite nome utente e password, e potrà scegliere tra un vasto set di attributi personali (ad esempio lingua, formato del calendario, firma, formato valuta, ecc...). Ogni utente avrà poi i permessi di visibilità specifici del Ruolo a cui verrà associato.
Profili
La configurazione dei Profili fa sì che possiamo assegnare a tanti ruoli diversi lo stesso tipo di accessi (quello contenuto nel Profilo) senza dovere ripetere la stessa configurazione per ogni singolo ruolo.
Gruppi
Con la configurazione dei Gruppi è invece possibile costruire degli insiemi di Ruoli e/o Utenti di tipo trasversale, a cui assegnare determinate entità
Regole di Accesso Condiviso
Il modulo Accesso Condiviso ha due funzioni fondamentali.
La prima è quella di definire se una certa categoria di informazioni è Pubblica (ovvero tutti vedono tutto) o Privata (ovvero vale la regola generale di chi sta sopra nell’organigramma vede i record assegnati a chi sta sotto e non viceversa)
La seconda è di impostare delle eccezioni al funzionamento delle visibilità generale, definendo delle regole personalizzate per consentire ad esempio ad un determinato insieme di Utenti di accedere alle Opportunità di un altro insieme, indipendentemente dalla loro collocazione in Organigramma.